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Weihnachtspost zu versenden ist nach wie vor ein beliebter Weg, Kund*innen, Geschäftspartner*innen und Mitarbeiter*innen Wertschätzung zu vermitteln. Wir haben ein paar Tipps für Sie gesammelt, worauf Sie bei Ihren Weihnachtskarten achten sollten und wie Sie Ihre Empfängerlisten am besten managen.
Weihnachtskarten können sich für Ihr Unternehmen richtig lohnen! Zunächst einmal haben Sie mit dem Verschicken von Weihnachtspost die Möglichkeit, “Danke” zu sagen. Ein schöner Nebeneffekt: Durch diese kleine Aufmerksamkeit können Sie treue Kund*innen oft noch enger an Ihr Unternehmen binden, frische Geschäftsbeziehungen intensivieren und Mitarbeiter*innen motivieren. Weihnachtspost im täglichen Office-Management unterzubringen, ist allerdings ganz schön aufwändig und zeitraubend. Wir haben Tipps und Lösungen für Sie zusammengestellt, die Ihnen die Organisation Ihrer Weihnachtspost künftig sehr erleichtern werden.
Tipps für das Management Ihrer Weihnachtspost
Fangen Sie früh genug an
Alle Jahre wieder: Weihnachten ist ein Fest, das jedes Jahr zum selben Zeitpunkt stattfindet. Nutzen Sie diese Verlässlichkeit und planen Sie das Management Ihrer Weihnachtspost bereits am Jahresanfang zeitlich ein. Nehmen Sie sich genügend Zeit für die Planung rund um Ihre Weihnachtskarten und Geschenke, um diesen Punkt auf Ihrer To-do-Liste ganz sicher stressfrei abhaken zu können.
Pflegen Sie Ihre Datenbanken das ganze Jahr über
Unterschätzen Sie den Verwaltungsaufwand von Weihnachtskarten nicht. Während ein geeignetes Motiv und auch der Text dazu vergleichsweise schnell ausgearbeitet werden können, ist die Pflege der Kunden- und Mitarbeiterdaten eine aufwendige Angelegenheit – zumindest, wenn Sie erst kurz vor Weihnachten damit beginnen. Ein regelmäßiges Update dieser Daten verhindert Stress!
Signieren Sie Ihre Weihnachtskarten möglichst per Hand
Eine Weihnachtskarte – ob an Kund*innen, Geschäftspartner*innen oder Mitarbeiter*innen – sollte in jedem Fall mit einer persönlichen Unterschrift der Geschäftsführung oder der Inhaber*inn(en) eines Unternehmens versehen sein. Allerdings gibt es heutzutage verschiedene Tools, die Ihre handgeschriebene Signatur ganz einfach digitalisieren können. So wird das persönliche Element auf jede Weihnachtskarte gedruckt – ohne, dass Sie jede Karte einzeln unterzeichnen müssen. Sie sollten jedoch nur darauf zurückgreifen, wenn Sie so viele Weihnachtskarten verschicken, dass eine Signatur per Hand einen erheblichen Zeitaufwand bedeuten würde. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass die Unterschriften in exzellenter Qualität gescannt und freigestellt sind. Sollten Sie Schwierigkeiten mit dem Freistellen der Unterschriften haben, übernimmt unser Gestaltungsservice das sehr gern für Sie.
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Vorlage für Ihre Weihnachtsliste
Um es Ihnen etwas leichter zu machen, haben wir eine Vorlage erstellt, mit der Sie die Adressen Ihrer Empfänger*innen verwalten können.
So arbeiten Sie mit der Vorlage:
Wir haben zeitsparende und nützliche Extras in die Excel-Tabelle eingebaut.
Die Spalten “Firma” und “Ansprechpartner*in”
Die Empfänger*innen sollten bei der Vorbereitung Ihrer Adressen immer sichtbar sein, um Fehler zu vermeiden. Deshalb haben wir die beiden Spalten “Firma” und “Ansprechpartner*in” in unserer Vorlage für Sie fixiert. So bleiben die Kontakte für Sie immer im Blickfeld, auch wenn Sie einige Spalten nach rechts navigieren. Dadurch können Sie die passenden Informationen ganz einfach und schnell den jeweiligen Empfänger*innen zuordnen.
Der Reiter “Unterschriften“
Klicken Sie auf den Reiter “Unterschriften“ am linken unteren Ende der Seite, damit eine weitere Tabelle erscheint. Die Informationen werden automatisch aus Ihrer Eingabe im ersten Tabellenblatt übernommen. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Kolleg*innen auf welcher Weihnachtskarte unterschreiben sollen. Nutzen Sie die Filterfunktion in der obersten Zeile, um Ihre Auswahl auf eine Firma oder eine*n Kolleg*in einzuschränken.
Der Reiter “Empfängeraufkleber“
Klicken Sie auf den Reiter “Empfängeraufkleber“ am linken unteren Ende der Seite, damit eine weitere Tabelle erscheint. Darin werden automatisch alle Namen und Adressen Ihrer Geschäftspartner*innen und Kund*innen gespeichert, denen Sie eine Weihnachtskarte schicken möchten. Die Kontaktdaten sind bereits so angelegt, dass Sie Ihre Empfängeraufkleber einfach in unserem Shop gestalten können. Das mühsame Abtippen einzelner Adressen per Hand können Sie sich dadurch ersparen.
Unser Tipp für formvollendete Weihnachtsgrüße: Bestellen Sie gleich Briefumschläge passend zum Design Ihrer Weihnachtskarten mit. Ihre Anschrift ist bereits aufgedruckt.
Funktion “Spalten ausblenden”
Sie benötigen für die Verwaltung Ihrer Adressen nicht alle Bereiche der Tabelle? Blenden Sie die betreffenden Spalten einfach aus. Markieren Sie dafür die Spalte, die Sie nicht angezeigt bekommen möchten, mit einem Klick auf den Großbuchstaben in der obersten Zeile. Dann Rechtsklick und im Auswahlfenster “Ausblenden“ anwählen. Die Spalte wird dann nicht mehr gezeigt.
Tipp: Sie wünschen sich in diesem Jahr einen besonderen Look? Dann verschicken Sie doch mal Weihnachtskarten mit Kraftpapier.
E-Mail oder echte Weihnachtskarte?
Bei dieser Frage gehen die Meinungen vieler Unternehmen auseinander, denn ein Richtig oder Falsch gibt es hier nicht. Jede der beiden Methoden für Weihnachtsgrüße hat ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile:
E-Mails verursachen beim Versenden von Weihnachtsgrüßen einen viel geringeren Aufwand. Allerdings ist bei Weihnachts-E-Mails die Gefahr groß, dass die Grüße einfach in der Menge der vielen Geschäftsmails untergehen. Bei digitalen Weihnachts-Mails sollten Sie auf einen besonders originellen Text achten.
Weihnachtskarten
Eine schön gestaltete Weihnachtskarte fällt dagegen inmitten von herkömmlichen Briefen immer auf – besonders, wenn Sie einen originellen Text wählen und ein Motiv, das zu Ihrem Unternehmen passt. Zwar haben Weihnachtskarten auch ihren Preis, jedoch sind sie dafür sehr viel persönlicher. Weihnachtskarten sind im ersten Schritt ein großer organisatorischer Aufwand für ein Unternehmen. Mit dem richtigen System gehen Ihnen die Weihnachtsgrüße allerdings in Zukunft stressfrei von der Hand. Unsere Vorlage für Ihr Adressmanagement müssen Sie nur einmal mit Ihren Kontakten füllen. In den Folgejahren reicht dann ein kurzes Update, und schon können Sie mit den Entwürfen für Ihre Weihnachtskarten starten.
Wir hoffen, dass wir Ihnen die Adressverwaltung zum Versenden Ihrer Weihnachtspost mit unseren Tipps und unserer Vorlage ein wenig erleichtern konnten. Noch mehr Tipps finden Sie auf Pinterest!
